・「就活メールの返信が遅れた時の対処法を知りたい」
・「どのくらいの時間が経ったら遅れとなるのかが知りたい」
・「返信が遅くなったらどうすればいいのかな？」
といった疑問にお答えします。
0．目次
1.どのくらいの時間が経ったら遅れとなるのか？
2.就活メールの返信が遅れた時の対処法を知りたいとは？
3.就活メールの返信が遅れたときに気をつけるべきこととは？
1.どのくらいの時間が経ったら遅れとなるのか？
メール返信が遅れたと言える時間はズバリ！「24時間以上」です！
ビジネスシーンにおいては「原則として24時間以内にメール返信する」がマナーとなります。
メールは手紙や文書などと違い、いつ・どこにいてもスマホでチェックし返信できるため、返事を早くすることは必須です。
「ちょっとややこしいから後回し」という考えは禁物です。
最近は会社のメールですらスマホでチェックできる時代になっているため、「24時間以内に返信」っていうのが常識になってきています。
就活生は社会人ではないため多少は大目に見られますが、社会人になってからのこともあるため、ビジネスマナーの基本に従うべきです。
出典:http://nomad-salaryman.com/post-6495#i
2.就活メールの返信が遅れた時の対処法を知りたいとは？
①お詫びのメールを入れること
メールの返信が遅れ、24時間以内に返信できなかった場合は、本文にてお詫びのメールを入れることが大切です。
感謝の気持ちを伝える場合は。初めにお礼を述べますが、お詫びの場合も初めに謝罪の気持ちを伝える必要があります。
最初にお詫びをしておくことで、マイナスの印象を避けることができますし、丁寧な印象を与え、プラスに働く可能性もあります。お詫びを伝える場合は言い訳をせず、返信が遅れてしまったことを素直に謝ることが大切です。
「返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません」など、謝罪の気持ちをシンプルに伝えるようにしましょう。
お詫びの言葉が回りくどくなったり、言い訳をしてしまうと印象が悪くなりますので注意が必要です。
②すぐに回答ができないメールに対しては保留を伝える
企業への返信が遅れるケースの1つに、メールは読んだものの、すぐに返信できる内容ではなかったというものもあります。
自分の気持ちが決まっていなければ返信できないメールもあるため、回答に時間がかかりすぐに返信ができない場合はにはもう少し時間がほしいことを伝えましょう。
メールの返信は迅速に行うことが大切ですが、答えが決まっていない場合は仕方ありません。
しかし、何もいわずに勝手に答えを保留にするとマイナスの印象を与えるため、必ず保留の旨を伝えることが大切です。
保留を伝える場合は「少し考える時間を頂いてもよろしいでしょうか？」と企業に断りを入れておきましょう。
保留はいつまでもできるわけではありませんので、「保留をしてから1週間以内」に返信するようにしましょう。
出典:https://shukatsu-mirai.com/archives/77794/amp#i-2
3.就活メールの返信が遅れたときに気をつけるべきこととは？
就活メールの返信が遅れたときに気をつけるべきことは大きく分けて3つあります。
それぞれについて説明していきます。
①「お礼」と「お詫び」は併用しないようにすること
お礼ならお礼、お詫びならお詫び、とすることがメールをシンプルに読みやすくするコツであり、お詫びとお礼を併用するとチグハグなメールとなってしまいます。
1つのメールにお礼とお詫びが混在していると、お礼をしたいのか、お詫びをしたいのか、よくわからなくなってしまいます。
メールは必要事項を連絡するためのコミュニケーション・ツールであるため、だらだらと長く書くのではなく、いそがしい採用担当者に気づかう意味で文章はできるだけ短く必要最低限にしておくことが大切です。
②返信が遅れた理由は書かないこと
お詫びをするときのコツは、「自分の非を素直に認めて次のアクションを早くとること」です！
メール返信が遅れた理由を書いたとしても、採用担当者にとっては言い訳と捉えられてしまい、「普段から言い訳ばかりして仕事のできない人だ」という印象を与えかねなくなってしまいます。
③どれだけ遅れたとしても返信すること
メール返信が遅れてしまったからといって、無視するのは止めておきましょう。
たとえ1週間ほどメール返信が遅れたとしても、相手が待ってくれてる可能性もあるため、どれだけ遅れても返信だけはしましょう。
就活メール返信は定型文をすこし変えれば良いだけなので、礼儀として「メール返信したという誠意」だけはみせましょう。
出典:http://nomad-salaryman.com/post-6495#i-8
上記の項目をしっかりと理解すれば、就活が少しでもうまくいくはずです。
深呼吸を行い、リラックスした状態で面接を受けましょう。