・「良い件名の書き方とは？」
・「気をつけるべきことはなんだろう？」
・「困った時はどうすればいいの？」
といった疑問にお答えします。
0．目次
1.質問が必要なケースとは？
2.押さえるべきポイントは？
3.文面の順序は？
1.質問が必要なケースとは？
質問が必要なケースを3つの場合に分けて説明していきます。
①面接の日程・開催場所を調整したい場合
面接日程についてあらかじめ指定があったとき、ほかの面接の予定が入っていて都合がつかない場合などは、日程変更について質問をしてみましょう。
中には面接会場が遠方に指定されている場合もあるため、どうしても都合をつけることができない場合は担当者に変更が可能かどうか質問してみましょう。
さらには、一度決定した日程や会場にやむを得ない理由で行けなくなった場合も、日程を再度調整が可能かどうか質問する必要が出てきます。
面接は企業側にも多くの準備が必要なため、そのことを認識した上で質問をするときは理由をきちんと説明し、企業に対して迷惑をかけないよう気を付けましょう。
②面接の服装・持ち物を知りたい場合
面接の服装は指定されている場合はそれに従うのがベターですが、不安に感じることがあるのであれば事前に担当者に問い合わせしてみましょう。
持ち物は必要最低限のものについてはメールに記載されていると思いますが、その場合はメールの返信で復唱することで間違い防止になります。
服装や持ち物については事前に問い合わせする、復唱して再確認することで不安に思っていることを解消していきましょう。
③面接後のフィードバックがほしい場合
面接の感触がよければ、面接後のお礼メールの中でフィードバックをお願いしてみるのもいいですが、「別の面接のために聞いているのでは」と思わせるような文面にならないように気をつけましょう。
面接後にフィードバックをもらえた場合は、採用の可否にかかわらず貴重な意見として今後に生かしましょう。
就活中はできればフィードバックは毎回欲しいものですが、先に書いたように担当者は多くの業務を抱えています。ですので、こちらからしつこくフィードバックを求めることは控えたほうがいいです。
出典:https://gakumado.mynavi.jp/style/articles/54300
2.押さえるべきポイントは？
就職活動における問い合わせメールにおいて押さえるべきことは主に5つあります。
それぞれについて説明していきます。
①件名を簡潔にすること
就職活動における問い合わせメールにおいて、気を付けるべきポイントの1つ目は、「件名を簡潔にすること」です！
メールにおいて件名は、そのメールがどのような内容のものなのかを受け手に迅速に伝える役割を担うものであるため、件名にはある程度伝えたい内容がわかるよう記入する必要があります。
しかしそうかと言って、件名にダラダラと記入するのはNGです。件名に長々と記入してしまうと読みづらくなり、「簡潔に内容を伝える」という件名の意味がなくなってしまいます。
件名は「エントリーにあたっての必要書類の件」というように、簡潔に内容を表すことによって初めての意味を成すものです。
件名は簡潔に作成することを必ず守り、作成するようにしましょう。
②宛名・敬称を正しく記載すること
就職活動における問い合わせメールにおいて、気を付けるべきポイントの2つ目は、「宛名・敬称を正しく記載すること」です！
「多少の誤字脱字は仕方がないのではないか」と思う就活生もいるでしょう。もちろんどんなに注意していてもミスをしてしまう可能性はあります。
採用担当者理解はしているため、1～2つ程度の誤字脱字であれば、あまり気にはしないでしょう。しかし宛名・敬称など重要な部分で誤った記載をしてしまうのはNGです。
重要な部分での誤記入はそれだけで大きく評価を下げてしまう恐れがあるのです。
宛名は略さず、敬称は宛名によって変え、送信ボタンを押す前には必ず、文面に誤りが無いかチェックするようにしましょう。
③改行は適度な長さで入れること
就職活動における問い合わせメールにおいて、気を付けるべきポイントの3つ目は、「改行を適宜行うこと」です！
日常生活におけるメールにおいて、改行をあまり意識する人は少ないですが、ビジネスにおけるメールでは適宜改行を行うことが非常に重要なポイントになります。
長い文章を改行せずに送ると受け手にとっては非常に見にくいものとなってしまうため、改行によって相手にとって読みやすい文面を作成し、送信することが可能になります。
メールは口頭とは違い文面だけで相手に判断されてしまうため、適宜改行を入れるなどの配慮により、誠実な姿勢を相手に示すことが必要となります。
④用件を端的にまとめること
就職活動における問い合わせメールにおいて、気を付けるべきポイントの4つ目は、「要件を端的にまとめること」です！
メールを作成する際、聞きたいことをつらつらと書いていく就活生が一定数いますが、要件が長々と書かれている文面は読みづらく、読み手に不快な印象を与えてしまう恐れがあります。
そうならないよう、要件は端的にまとめて述べなくてはいけません。
まず「質問したい事項が〇点あり、ご連絡しました」と要件を簡潔に述べ、質問内容が複数ある場合には、箇条書きを活用し、シンプルでわかりやすい文面に仕上げることが大切です。
だらだら長い文章は誰から見ても気持ちの良いものではないため、聞きたい内容を始めに記載し、シンプルでわかりやすい文章を心がけましょう。
⑤署名を最後に入れること
就職活動における問い合わせメールにおいて、気を付けるべきポイントの5つ目は、「最後に署名を忘れないこと」です！
「何故署名が必要なの？」と思う就活生もいます。署名は企業側からの逆問い合わせに備えて記入するものです。
何らかの事情で企業側から連絡が来る場合もあるでしょう。その際、署名を入れておくことで、企業の担当者はそれをもとに連絡が取れます。つまり、企業側への配慮として署名は入れておくべき項目なのです。
出典:https://www.google.co.jp/amp/s/shukatsu-mirai.com/archives/80309/amp
3.文面を送る順序は？
ここでは文面を送る順序について説明していきます。
①件名を入力する
件名は、メールの内容をシンプルにまとめた物をつけましょう。
上記で紹介したような例を活用すれば問題ありません。ただし、件名をつけずに無題で送ってしまうと、迷惑メールと間違われてしまうこともあるので、必ず付けるようにしてください。
②宛名・挨拶を入力する
文面の最初に誰に宛てたものなのかをきちんと記載しましょう。
次に、宛名から1行あけて本文に入ります。初めてのメールであれば「はじめまして」の挨拶をしましょう。
また、複数回やり取りをしているのであれば、「お世話になっております」などの挨拶で構いません。
③誰が送ったものなのかを記載する
挨拶に続けて、「◯◯大学の△△と申します」と誰が送ったものなのかを記載しておくと相手に伝わりやすくなります。こちらから投げかける時のみで構いません。
返信を続けていく中で、毎回この文面を続けるとしつこい印象になることもあるので注意しましょう。
④質問内容を簡潔にする
質問するに至った経緯はひとまず置いておき、まず質問内容を簡潔に伝えます。
それに続いて、「説明会で特に指定がありませんでしたので」などの理由を続ける形にするといいでしょう。
このとき、自力で調べることができるような情報（ホームページに説明会日程が載っているのに、日程の質問をするなど）は、相手の時間を奪ってしまうことになるので、ある程度自分でリサーチしても分からなかった質問に限定する必要があります。
また、「？」を語尾につけないようにするのもマナーとして大切です。「～～でしょうか。」と句点で終える文の形を作るように意識しましょう。
⑤締めの文章を入れる
締めの文章は、相手を気遣う言葉や次回会う時のことについて触れる形があります。
❶お忙しい中、お手数をおかけしますがよろしくお願い致します。
❷次回、企業説明会への参加を心待ちにしております。
上記のような例を添えれば問題ありません。この文は特に決まりは無いので、失礼のないように言葉遣いに注意して作成して下さい。
⑥署名をつける
就活中だけでなくビジネスメールでも大切なのが、最後に署名を添えることです。
毎回メールを作成するたびに、わざわざ署名を記載するのは就活中に数十社とやり取りしていると非常に大変な手間がかかります。
Gmailなど就活用のメールアドレスを使用しているのであれば、事前にテンプレを用意しておくといいでしょう。
出典:https://www.meetscompany.jp/blog/2747/
上記の項目をしっかりと理解すれば、就活が少しでもうまくいくはずです。
深呼吸を行い、リラックスした状態で面接を受けましょう。