・面接のメールで気をつけるべきことは？
・面接のメールの書き方は？
・どうすれば印象がよくなるかな？
0．目次
1.面接のメールを書くときに気をつけるべきことは？
2.面接のメールの書き方は？
3.印象をよくするためにはどうすればいいのかな？
1.面接のメールを書くときに気をつけるべきことは？
面接のメールを書くときに気をつけるべきことを4つ紹介します。
①24時間以内に返信すること
メールの返信は、「24時間以内に」しましょう！
本来ならメールが来たらすぐに返信するのが理想的ですが、忙しかったりして難しいこともあると思うので、そのような場合には「24時間以内に返信すること」を心がけましょう。
また、活動時間等を考慮して、「朝9時から夜10時の間」に返信するのがベストです。
②件名や用件を簡潔にまとめること
件名の目的は、「メールの内容をわかりやすくすること」です！
したがって、件名が長々と書いてあるとメールで何が言いたいのかがわからなくなってしまいます。
件名は、「メールの内容を要約し、ひと目で相手にメールの意図が伝わるもの」にしましょう。
また、用件に関しても、あまりだらだらと長く書いてしまうと相手にメールの意図が伝わりにくくなってしまうため、「要点を盛り込み簡潔に」書くようにしましょう。
③本文は残したままにすること
メールを送信する際、「引用されたそれまでのメールの内容は消さずに、残したまま送信すること」が重要です！
それは、自分も採用担当者もお互いにメールでやり取りした経緯が一目で分かり、過去の複数のメールを見返す必要がなくなるというメリットがあるからです。
④本文の最初に宛名、最後に必ず署名を入れること
宛名は誰に宛てたものなのか、企業名・部署名・担当者氏名を添えましょう。
注意点としては、「敬称を忘れずに書くこと」です。
署名は名前、郵便番号や住所、電話番号、メールアドレスを添えましょう。
注意点としては、
❶名前は姓名のみ
❷書類等届くことを考慮し、郵便番号を含めた住所を書く
❸電話番号は携帯電話の番号にする
➍メールアドレスは使用しているメールアドレスをそのまま書く
の4つです。
2.面接のメールの書き方は？
面接のメールの書き方を2つ紹介します。
①メールの始めに挨拶を入れる
メールを書くとき、まず始めに挨拶の文を書きましょう。
挨拶の文は、初回は「お世話になります。」、二度目以降は「お世話になっております。」と書くといいです。
突然用件から話し出すと失礼になりかねませんし、挨拶の文があるかどうかで印象も変わってきます。
②適宜改行を入れる
面接のメールでは、「適宜改行を行うこと」が非常に重要なポイントになります！
長い文章を改行せずに送ると、受け手にとっては非常に見にくいものとなってしまいます。
改行によって、相手にとって読みやすい文面を作成し、送信することが可能になります。
メールは口頭とは違い文面だけで相手に判断されてしまうため、適宜改行を入れるなどの配慮により、誠実な姿勢を相手に示すことが重要になってきます。
3.印象をよくするためにはどうすればいいのかな？
企業に好印象を持ってもらうために必要なことを2つ紹介します。
①24時間以内に返信すること
面接のメールには素早く返信することが大切ですが、就活中は忙しいことも多く、すぐに返事が出せないこともあります。
レスポンスは早ければ早いほど印象がよくなりますが、企業も就活生が忙しく動き回っていることは理解しており、メールの返信が遅いのも仕方ないと考えています。
しかし、仕方ないと思ってもらえるのは基本的には24時間以内であり、それ以上時間が経過すると、返事が遅いとしてマイナスの印象を与えてしまうため、どれだけ返事が遅くなったとしても、丸1日は経過させないよう気を付けなければなりません。
メールを確認した後は、24時間以内に返すことを意識しましょう。
②返信が遅くなった場合はきちんと謝罪すること
メールの返信が遅れ、24時間以内に返信できなかった場合は、本文にてお詫びのメールを入れるようにしましょう。
感謝の気持ちを伝える場合は初めにお礼を述べますが、お詫びの場合も初めに謝罪の気持ちを伝える必要があります。
最初にお詫びをしておくことで、マイナスの印象を避けることができ、丁寧な印象を与え、プラスに働く可能性もあります。
お詫びを伝える場合は言い訳をせず、返信が遅れてしまったことを素直に謝りましょう。
「返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません」など、謝罪の気持ちをシンプルに伝えるようにすることが大切です。
お詫びの言葉が回りくどくなったり、言い訳をしてしまうと印象が悪くなりますので注意が必要です。
上記の項目をしっかりと理解すれば、就活が少しでもうまくいくはずです。
深呼吸を行い、リラックスした状態で面接を受けましょう。