・「秘書・受付って何？」
・「どんな人が向いているの？」
・「志望動機は何を書くべき？」
といった疑問にお答えします。
0．目次
1.秘書・受付について
2.仕事内容
3.向いている人材
4.身につくスキル
5.志望動機の書き方
1.秘書・受付について
秘書・受付についてそれぞれ紹介します。
➀秘書
秘書は、組織または上司の書類面における仕事を請け負う職務です。
主に企業の役員、大学教授、弁護士、政治家をサポートします。
➁受付
受付は、申し込み・文書などを受け取り、来訪者・参集者の用件などを聞いて、取り次ぎをします。
誰もが企業や病院などで見たことがあるでしょう。
2.仕事内容
仕事内容は主に、「上司のスケジュール管理、電話・メール対応、来客対応、文書作成、雑務」の5つです！
それぞれについて説明していきます。
①上司のスケジュール管理
上司が効率良く仕事を進められるように、社内外の会議や会合のスケジュール管理を行い、予定が変更の場合は、重要度と緊急度を考慮してスケジュールを組み直し、出張時に利用する公共交通機関や宿泊施設の予約もします。
②電話・メール対応
上司宛ての大量のメールや電話を選別し、内容に応じて処理しながら上司の指示に従い、電話は必要な用件のみ取り次ぎ、メールは内容を確認して不要なものは報告しないなど、上司のスタイルに合わせた対応を行います。
③来客対応
訪問希望者の予約の受付と来客時の案内や、訪問者が上司に対して抱く印象を左右する為、正しいマナーで迎え、訪問者とのやりとりを補佐するために、会議への同席を求められ、外資系企業で秘書を務める場合は、来日した外国人の接待や観光地への案内なども担当します。
④文書作成
会議・会合・商談の為の資料、上司の名前で出す社内文書、お中元・お歳暮のお礼状など、様々な文書を作成し、上司が作成した文書の体裁を整えたり、手書きしたものをパソコンで清書したりすることもあります。
⑤雑務
仕事を円滑に進められるよう、上司のオフィスや身の回りの環境を整備し、整理整頓します。目に見える物の整理だけでなく、スマートな情報管理で上司の仕事をサポートする為に、必要な情報を集めてファイリングし、適切なタイミングで渡せるように準備しておくことが求められます。
また社内外の関係者に慶事や弔事の電報、ご祝儀、お香典、お中元、お歳暮などを送るときは、手配全般を秘書が行います。
3.向いている人材
秘書・受付に向いている人材をそれぞれ紹介します。
➀秘書
秘書に向いている人はズバリ！「気が利く人、几帳面かつ柔軟性がある人、サポート役に徹することが出来る人、明るく健康である人」です！
それぞれについて説明していきます。
1.気が利く人
口に出して言われなくても、相手が望むことを察知して動ける人が向いています。
ただし、人の性格は十人十色なのが当たり前なので、上司によって「秘書にはこんな風に行動してほしい」という要求は異なり、相手の求めることを正確に見極めて、どんな場合でも気を利かせた行動ができる人も向いています。
2.几帳面かつ柔軟性がある人
日々上司のスケジュール管理をしたり、時には機密事項を扱ったりする秘書には、几帳面かつマメであることが望まれ、メールチェックや郵便物の確認など、毎日決まった仕事を正確にこなすことも大切です。
しかし、急に重要な会議が入って予定していたスケジュールをすべて変更・キャンセルするなど、状況が変わったりイレギュラーな事態が発生することも日常茶飯事です。
その為、融通が利かない人や頑固な人よりも、いつでも臨機応変に立ち回れる柔軟性を持っている人のほうが、秘書としては向いているといえます。
3.サポート役に徹することが出来る人
秘書はあくまでも上司のサポートをする存在です。特に気を付けるべきとされているのは、どんなに偉い上司の下についても謙虚さを忘れないことです。
重役の秘書になると取引先やお客さまからも丁寧な対応をされることが多いため、ついつい自分まで偉くなったと勘違いしやすいのです。
自分の仕事は、あくまでも上司の仕事を手助けをして、それを常に忘れることなくサポート役に徹することができる人、自分優先ではなく、相手が喜ぶことにやりがいを見出せる人が向いています。
4.明るく健康である人
どんなに事務処理能力や語学力に優れた秘書であっても、毎日暗い表情でボソボソと話すような人であれば、上司はその秘書と一緒に仕事をしたいとは思わないでしょう。
秘書をつけるような上司たちは非常に大きな責任を抱えているので、疲れ果てることも少なくありません。そんな時、秘書がいつも明るく元気でいれば、上司も気分良く仕事に打ち込めます。
➁受付
受付に向いている人はズバリ！「礼儀正しい人、人付き合いが好きな人、秘密を守れる人」です！
それぞれについて説明していきます。
1.礼儀正しい人
受付は、その施設や企業の第一印象を左右すると言う間でもありません。
来訪者に笑顔で対応し、礼儀正しく受け答えが出来る人が受付に向いています。
2.人付き合いが好きな人
施設の規模にもよりますが、受付は毎日何百人、何千人もの人と顔を合わせることも少なくない為、人付き合いが好きな人は受付の仕事に向いています。
3.秘密を守れる人
受付は来訪者の個人情報を管理するので、職場で得た情報は絶対に話さない、口が堅い人に向いています。
4.身につくスキル
こちらでも受付のみ紹介します。
➀ビジネスマナー
来客対応・電話対応を通して的確なビジネスマナーが身につき、本などで学ぶことはできますが、働いて経験することで実際に使えるビジネスマナーのスキルが得られます。
➁パソコンスキル
顧客情報の管理や社員のスケジュール確認、会議室の予約など、パソコンで行う業務が増え、空き時間には事務的な作業を行うことも多いので、これらの事務のような業務を通して、ワードやエクセルなどの基本的なパソコンスキルが身に付けられます。
➂臨機応変に対応する力
予約なしで来訪するお客様がいたり、来訪時間の変更など、予定していたスケジュールが変わることは日常茶飯事です。
受付の仕事を通して、このような事態に冷静に、かつ臨機応変に対処する力が身につきます。
5.志望動機の書き方
➀秘書の志望動機の書き方
「他人のサポート役が得意なこと、多様な仕事を臨機応変にこなすことが得意なところ、コミュニケーションの高さ」の3つを視野に入れて記載した方が良いでしょう。
➁受付の志望動機の書き方
「自分のスキルを上手にアピールすること、応募企業だからこそ入りたい旨をアピールすること」の2つを視野に入れて記載した方が良いでしょう。
上記の事項を知る事で、自信を持って就活ができることでしょう。
是非、参考にしてみてください。
笑顔を忘れずに、面接に励み、内定を勝ち取りましょう。