・「お礼メールの送り方を知りたい」
・「お礼メールを送るタイミングが知りたい」
・「返信が遅くなったらどうすればいいのかな？」
といった疑問にお答えします。
0．目次
1.お礼メールを送るタイミングとは？
2.お礼メールの押さえるべきポイントとは？
3.返信が遅くなった場合はどうすればいいのかな？
1.お礼メールを送るタイミングとは？
お礼メールは「遅くても翌日の午前中まで」に出しましょう！
人事の人は、採用時期は１日に何十人もの学生に会っています。
そのような状況で数日経った後にお礼メールを受け取っても、みなさんのことを忘れてしまっているかもしれません。
しかし、早めにメールを送れば覚えてくれている可能性が高いですし、メールを読むことで、みなさんのことを覚えてもらうことができるかもしれません。
次の選考に良い印象を持たれて臨むためにも、面接のお礼メールはなるべく早く出しましょう。
出典:https://matcher.jp/dictionary/articles/103
2.お礼メールの押さえるべきポイントとは？
お礼メールを送る際に押さえておくべきポイントが大きく分けて5つあります。
それぞれについて説明していきます。
①メールの宛先を会社の採用担当のアドレスにすること
面接のお礼メールの宛先は、「採用担当用のメールアドレス」にしましょう！
いざ面接のお礼メールを送ろうと思っても、宛先をどこにしたら良いのか分からない場合が多いのではないかと思います。
面接官のメールアドレスを知っていたらそちらに送れば良いのですが、そのようなことはほとんどないでしょう。
採用担当用のメールアドレスとは、企業が用意している学生との窓口の役割を果たしているもので、企業から送られてくるメールに載っている場合が多いです。
企業の新卒採用ページのお問合わせの項目に載っていることもあるので、探してみましょう。
②メールの内容がすぐにわかる件名を心がけること
件名は、「メールの内容が一目で把握できるような件名」をつけましょう！
社会人は１日に何百通ものメールを受信します。新卒採用担当の方となれば、なおさらたくさんのメールに対応しなければならないため、送ったメールの件名がよく分からないものであれば、見落とされて他のメールに埋もれてしまう恐れがあります。
せっかくお礼メールを書いても、読んでもらえなければ意味がないため、件名を読んだだけで誰がどのような用件で送信したメールなのかすぐに把握できるように工夫しましょう。
③メールの宛名には正式な会社名と担当者を書くこと
必ずメールの書き出しは、「メール送る相手の会社名と部署名、その人の名前」にしましょう！
メールの書き出しからメールの内容を書いてしまうのはマナー違反です。
もし、面接官の名前を把握できなかったら、「新卒採用担当者様」というように、送りたい相手に届きやすい書き出しにしましょう。
④メールの署名を忘れずに書くこと
メールの署名には、「所属大学・学部学科、名前、住所、メールアドレス、電話番号」を書くようにしましょう！
企業の採用担当者からメールをもらうとき、メールの下部に署名が載っているのは、メールを受け取った後に連絡を取りやすくするためのものです。
みなさんが採用担当者の方にメールを送るときも、文の最後に署名をつけるようにしましょう。
⑤メールを送信する前に誤字がないかチェックすること
誤字や脱字に気付かぬままメールを送ってしまったら、粗雑な人という印象を抱かれかねません。
面接のお礼にメールを送ったのに、マイナスイメージを持たれてしまったら本末転倒なので、メールを送る前に必ず文章を読み直すようにしましょう。
出典:https://matcher.jp/dictionary/articles/103
3.どうすれば印象のいいお礼メールになるのかな？
印象のいいお礼メールを書くためのポイントは大きく分けて3つあります。
それぞれについて説明していきます。
①質問をした場合はその件について触れること
会社説明会は企業を理解する大事な場面ですから、分からないことについては積極的にどんどん質問することが重要ですが、質問をして答えを聞いて終了では、自分自身の積極性は伝わっても入社意欲をアピールするまでに届きません。
コミュニケーションでの相互理解とは、単に相手から何かを聞くだけではなく、自分が「理解・納得・共感した｣ということをその相手に伝えてはじめて完成するものです。
しかし、時間の限られた説明会では、質問に回答してもらっても、「ありがとうございました」と言う位しかできないため、お礼メールで自分自身が質問の回答をどう理解・納得できたか、更にはどう共感できたかを書くことで人事担当者に入社意欲をアピールしていきましょう。
②勉強になった内容を簡潔にまとめること
入社意欲をアピールするには、自分自身がその企業の方針や社風・仕事内容などについても理解・納得・共感ができていることを伝えるのが重要になります。会社説明会で熱心に話を聞いていても、自分自身がどう理解しているかは面接に進まなければ伝えることができません。
面接の場面であっても、短い時間で緊張して自分の思いを十分に伝えられない可能性もあります。
だからこそ、お礼メールで自分が会社説明会に参加してどう勉強になったのかをきちんと書くことが大切になります。
しかしお礼メールもあくまでビジネス文書ですから、だらだらと長い文章で綴るのではなく、印象に残った内容などの要点を絞って箇条書きで並べるといった工夫も行いましょう。
③選考に向けての意気込みを述べること
お礼メールでは説明会の感想などだけではなく、選考に向けての意欲をアピールすることも大切です。選考に意欲的であることを伝えれば、入社意欲の高さが伝わりますし、好印象を与えやすくなります。
また選考への意気込みを述べることで、採用担当者も本当に選考に参加しているかチェックする可能性もありますし、覚えてもらいやすくなります。
採用担当者の印象に残っていると選考でも有利になりますし、合格率も上がる可能性が高いです。もちろん意気込みを伝えておけば、必ずしも合格できるとは限りません。選考を突破するためには、しっかりと対策をしておくことが大切です。
お礼メールはあくまでプラスアルファのものですので、選考の対策は怠らないようにしましょう。
出典:https://www.google.co.jp/amp/s/shukatsu-mirai.com/archives/54910/amp
上記の項目をしっかりと理解すれば、就活が少しでもうまくいくはずです。
深呼吸を行い、リラックスした状態で面接を受けましょう。